Alimenter sa collection: Le tamponnage

Qu'est ce que le tamponnage?


Le tamponnage consiste en l'application d'un "tampon" sur chacun des dépôts correspondants à vos critères de sélection. Chaque dépot tamponné sera ensuite intégré à votre collection. Un dépôt peut être tamponné plusieurs fois et donc appartenir à plusieurs  collections.

Un dépôt tamponné six fois

Tamponnage manuel ou automatique?


Le tamponnage automatique est le plus confortable. Il permet de tamponner les dépôts à l'aide de critères pré-définis. Ces crtières sont, le plus souvent, basés sur les métadonnées de HAL (auteur, structure, année de production, revue, mots-clés, domaines...).  Pour avoir un tamponnage plus fin il est possible de croiser plusieurs critères. Afin que votre tamponnage comporte le moins d'erreur possible il est recommandé, lorsque c'est possible, de se baser sur des identifiants afin d'éviter toute erreur d'homonymie. Les valeurs des champs suivant ont toutes un identifiant unique:

  • Auteurs
  • Structures
  • Domaines
  • Revues
  • Projets ANR
  • Projets Européens

Afin de connaitre l'identifiant lié à la valeur de l'un de ces champs rendez-vous sur AuréHal et effectuez une recherche.


Le paramétrage du tamponnage automatique sera effectué par nos soins, le mode de tamponnage et les crtiètes associés devront donc nous être communiqué lors de la demande de création de la collection. Le choix du mode de tamponnage n'est toutefois pas définitif, si vous souhaitez le modifier contactez-nous.Bien que ce mode de tamponnage soit automatique il faut remettre régulièrement en question les critères de tamponnage car ils peuvent devenir obsolètes (ex: le changement de code d'une structure).
 
Le tamponnage manuel à l'avantage d'être du cas par cas. Il est donc plus adapté aux collections qui ne correspondraient pas à des critères présents dans HAL. Pour effectuer un tamponnage manuel il faut se rendre en bas d'une notice pour y trouverer les fonction "Tamponner" et "Détamponner", vous pouvez aussi effectuer un tamponnage de masse en sekectionnant les résultats d'une recherche et en cliquant sur la fonction "Outils".
 

 

 

 



Enfin il existe un système hybride entre les tamponnages automatique et manuel. Cela permet d’effectuer une pré-selection à partir de critères pré-définis puis de faire un validation manuellement.

Suivre le tamponnage des documents

Verifier les nouveaux dépôts dans la collection


Lorsque vous utilisez un tamponnage automatique vous pouvez controler les derniers dépots rentrés dans votre collection grâce à l'onglet derniers dépôts
 

 

 

 

Réaliser une veille sur les dépôts


Il est recommandé de créer des requêtes enregistrées, afin de garder un œil sur les erreurs les plus courantes d’alimentation du portail, qui vous font peut-être passer à côté de dépôts destinés à votre collection.
Par exemple, si votre laboratoire est souvent confondu avec un autre (acronymes similaires, même intitulé mais code ou tutelle différent(e)), n’hésitez pas à enregistrer une recherche qui porte sur cette « erreur », de façon à vérifier s’il n’y aurait pas des dépôts qui vous y intéresseraient. Il vous restera ensuite à tamponner les ressources que vous souhaitez intégrer à votre collection.
 

Mis à jour le 04 mai 2018