Modifier / Completer les métadonnées d'un dépôt dans HAL

Le référent structure peut modifier des métadonnées pour différentes raisons. Soit parce qu'elles sont erronées soit pour compléter le travail effectué par le déposant en y ajoutant d'autres métadonnées.

Dans ce tutoriel nous verrons comment:
Pour modifier les métadonnées d’un dépôt rendez-vous en bas de la notice du dépôt et cliquez sur Modifier les métadonnées.

Ajouter des identifiants


L’ajout de DOI vous permettra de bénéficier des avantages suivants :
  • Récupération automatique de certaines métadonnées pour compléter le dépôt
  • Détection des doublons optimisée
  • Affichage d’un URL pérenne vers la ressource dans la notice
  • Affichage d’un lien de téléchargement de la ressource dans la notice si elle est en Open Access. Si elle n’est pas en Open Access mais qu’elle est disponible dans le cadre du Projet ISTEX, HAL affichera un lien vers ISTEX.


Pour ajouter un DOI il est préférable de le faire à partir de l’onglet « Déposer le(s) fichier(s) » ainsi HAL récupèrera automatiquement un certain nombre de métadonnées qui viendront compléter le dépôt.

Récupérer les métadonnées avec le DOI dans HAL
 

Attention les DOI concernent dans la majorité des cas les articles de revues et tous les articles de revues ne bénéficient pas d’un DOI. Trouvez un DOI.

Si la ressource a déjà été déposée dans ArXiv ou PMC vous pouvez aussi renseigner cet identifiant, cela permettra à HAL de faire le lien entre les deux archives ouvertes.
 

Liens vers les ressources grâce aux identifiants

 

Rendre les dépôts plus visibles


Avant de commencer à compléter les métadonnées, assurez-vous d’être en « vue détaillée ». Pour afficher la « vue détaillée » remontez en haut de l’onglet « Compléter les métadonnées du document » et cochez « Affichez la liste complète des métadonnées ».
 

Afficher la liste complète des métadonnées

 

Ajouter un résumé

Le moteur de recherche de HAL cherche aussi dans le résumé il est donc important de renseigner le résumé. En cliquant sur « + » HAL vous propose d’ajouter d’autres résumés en différentes langues.

Compléter le résumé


 

Ajouter des mots-clés

Les mots-clés sont aussi indexés par le moteur de recherche. L'ajout de mots-clés rendra donc votre dépôt plus visible. De plus, les listes de mots-clés peuvent servir à générer des nuages de tags qui peuvent être partagés sur les CV HAL ou sur les pages d'accueil des collections.

Vous pouvez saisir une liste de mot clés en les séparant par une vigule ou un point-virgule. Puis cliquez sur « + ».

Vous pouvez aussi ajouter des mots clés dans une autre langue.
Nuage de mots-clefs
Compléter les mots-clefs

Ajouter un projet (ANR ou ERC)

Si la publication est financée par un projet ANR ou ERC vous devez signaler le projet dans le dépôt. De nombreux projets sont déjà présents dans le référentiel AuréHAL. Vous pouvez les saisir par le titre, l’acronyme ou le numéro de référence du projet.
Ils s’afficheront avec le code couleur suivant :
  • Vert pour les projets en cours
  • Jaune pour les projets terminés
  • Si votre projet n’apparaît pas ou s’il s’affiche en rouge contactez-nous.
Ajouter un projet

Affilier les auteurs

Affilier un maximum d’auteurs permet à votre dépôt d’être visible sur un maximum de portails et de collections. Il offre aussi la possibilité aux autres référents de compléter les métadonnées à leur tour.

Pour affilier les auteurs rendez-vous dans l'onglet "Compléter les données auteur". Vous pourrez ajouter des affiliations dans le champs situé sous le nom de l'auteur. Privilégiez les affiliations vertes (structure ouverte et validée) et jaune (structure fermée), n'utilisez les affiliations rouges qu'en dernier recours.

Compléter les données auteurs


Les dépôts multilingues

Au dela du résumé et des mots clés, le titre et le sous-titre sont aussi des champs multilingues. Cela permet ensuite à la personne qui consulte la notice de pouvoir afficher ces différents éléments dans la langue de son choix.

Choix de la langue dans la notice

Faciliter la citation


Afin de faciliter la citation des documents déposés dans HAL nous vous conseillons de compléter les métadonnées suivantes:
  • Pour les articles: le numéro, le volume, la pagination.
  • Pour les ouvrages: l'éditeur commercial, le lieu, le nombre de page.
  • Pour les chapitres d'ouvrages: l'éditeur commercial, les éditeurs scientifiques, le lieu, la pagination.


Mis à jour le 09 novembre 2018