Vérifier les affiliations de vos auteurs

Il est important que toutes les publications de votre laboratoire soient bien affiliées à votre structure. Il arrive que l’affiliation soit mal-renseignée ou non renseignée. Cela peut être problématique, dans le cas, par exemple, où votre laboratoire possèderait une collection alimentée par les affiliations des auteurs. Si vous extrayez des statistiques à partir de cette collection il se peut qu’elles soient faussées.

Dans ce tutoriel nous allons vous expliquer comment faire en sorte que tous vos dépôts soient bien affiliés à votre structure. Ce travail de veille se recoupe en partie avec le travail de veille réalisé par le gestionnaire de collection. Si vous êtes gestionnaire de collection et que votre collection est basée sur le critère de la structure ces veilles peuvent être mutualisées.

Les dépôts qui échappent à votre structure


Voici les différents cas dans lesquels les auteurs peuvent ne pas être affiliés à votre structure :
  •  Ils sont affiliés à une version de votre structure qui est non validée. Pour régler ce problème de manière plus pérenne rendez-vous dans le tutoriel « Remplacer les structures non-valides »
  • Ils sont affiliés à leur ancienne structure (suite à une mutation ou à la fermeture d’une structure)
  • Ils ne sont pas affiliés

Il existe différentes méthodes pour mettre en place une veille sur les dépôts qui échappent à votre structure. Il est possible de baser cette veille sur des recherches enregistrées ou sur des flux RSS générés à partir de l'API de HAL. Dans ce tutoriel nous vous présenterons seulement la veille basée sur les recherches enregistrées. Nous aborderons rapidement la veille par flux RSS à la fin de ca tutoriel, si vous souhaitez en savoir plus contactez-nous.

Les recherches enregistrées seront basées sur la liste des membres de votre laboratoire. La mise en place de ces recherches est un peu fastidieuse, mais vous n'aurez à le faire qu'une fois et elles vous faciliteront grandement la tâche. Ensuite, elles devront seulement être mises à jour en fonction des départs et des arrivées dans votre laboratoire.
Méthode 1 : Les recherches enregsitrées

Tout d'abord, écrivez une équation qui vous permet de rechercher les publications de l’ensemble des membres de votre laboratoire en utilisant le prénom et le nom des auteurs. Plutôt que de travailler directement dans le moteur de recherche de HAL, je vous conseille de le faire dans un éditeur de texte (Bloc-notes, Gedit, TextEdit…) cela permet d’éviter les mises en forme automatiques et vous pourrez ensuite enregistrer ces équations pour les mettre à jour plus tard.

Ecrivez le nom et prénom de chaque membre du laboratoire entre guillemets, séparez-les par OR, et mettez le tout entre de parenthèses. Le champ de recherche de HAL ne pouvant contenir que 300 caractères vous devrez réaliser plusieurs équations. Faites des équations comprenant une dizaine d’auteurs comme dans l’exemple ci-dessous.

Equations de recherche rédigées dans Bloc Notes

Puis rendez-vous sur AuréHal dans l’onglet « Structure » et cherchez votre structure afin de trouver son identifiant. Lorsque les résultats s'affichent, l'identifiant est le nombre qui se trouve dans la première colonne. Notez-le et gardez-le sous le main.

Identifiant structure dans AuréHAL

Ensuite rendez-vous sur le portail HAL général dans l’onglet « Recherche » et sélectionnez l’option « Recherche avancée ». Connectez-vous au portail si vous n'êtes pas déjà connecté. Les identifiants sont les mêmes que pour le portail HAL Nanterre.

→ Dans le champ de recherche, modifiez le critère tout à droite, sélectionnez le critère "Auteur (Multicritères)"
→ Collez votre première équation dans le champ
→ Cliquez sur le "+" au bout de la ligne pour ajouter un second champ
→ Re-collez votre équation dans le premier champ car elle a été remplacée par "..."
→ Dans le second champ selectionnez le critère "Structure : Identifiant HAL de la structure"
→ Dans le second champ écrivez NOT suivi de l'identifiant de votre structure entre parenthèses
→ Votre recherche doit ressembler à l'exemple ci-dessous:

Recherche des auteurs n'étant affiliés à votre structure

Lancez la recherche:
  • Si la recherche ne fonctionne pas c’est que l’équation des auteurs est trop longue, supprimez l’un des auteurs et réessayez
Recherche ne fonctionnant pas
  • Si la recherche n’indique aucun résultat. L’ensemble des auteurs de l’équation sont bien affiliés à votre laboratoire. La recherche ne donnant aucun résultat vous ne pouvez pas l’automatiser, enregistrez votre équation dans un document à part et réessayez dans quelques mois. Passez à l'équation suivante.
La recherche ne renvoie aucun résultat
  • La recherche fonctionne et renvoie des résultats. Dans ce cas vous pouvez la sauvegarder. Cliquez sur "Enregistrer la recherche" à gauche de la page. Trouvez lui un nom et enregistrez-la.
Enregistrer la recherche

Ensuite vous pouvez entamer la phase la vérification. Regardez la liste des résultats et cochez les documents que les auteurs ont publiés pendant la période où ils étaient affiliés à votre laboratoire. Il se peut qu'aucun document ne soit concerné. Une fois que vous avez coché les documents désirés rendez-vous dans "Outils" et "Demander la propriété". Une fenêtre s'ouvre alors pour justifier votre demande. Expliquez que vous êtes le référent structure et que vous souhaitez affilier ce dépôt à votre structure (Pour en savoir plus sur les demandes de propriété consultez notre tutoriel). Si vous êtes aussi gestionnaire de la collection de votre laboratoire vous pouvez aussi vous rendre dans "Outils", "Tamponner" et sélectionnez votre collection.

Astuce: Si vous avez beaucoup de résultats, utilisez les filtres "Auteurs" et "Années" sur la colonne gauche.


Demander la propriété et tamponner le dépôt

La demande de propriété ne suffit pas à affilier le dépôt à votre structure. Une fois cette demande acceptée vous devrez vous rendre sur la notice du dépôt et cliquer sur "Modifier les métadonnées". Ensuite rendez-vous dans l'onglet "Données Auteur", rajouter votre affiliation à l'auteur concerné et enregistrez les modifications. Pour en savoir plus sur la modification des affiliation consultez le tutoriel Modifier/Compléter les métadonnées d'un dépôt dans la partie "Affilier les auteurs".

Une fois les demande de propriété envoyées. Refaite la même opération avec chacune des équations.

Pour recevoir une alerte lorsqu'un dépôt d'un auteur de structure n'est pas affilié, rendez-vous dans "Mon Espace" puis "Mes recherche". Trouvez les recherches que vous avez enregistrées précédemment et cliquez sur la cloche Créer une alerte. Ensuite sélectionnez une alerte mensuelle. Ainsi, tous les mois vous recevrez un mail pour chacune des équations de recherche. Vous n'aurez plus qu'à vérifier le(s) nouveau(x) résultat(s) de la recherche et faire la demande de propriété si besoin.
Méthode 2: Le flux RSS

Tout d'abord, écrivez une équation qui vous permet de rechercher les publications de l’ensemble des membres de votre laboratoire en utilisant le prénom et le nom des auteurs. Plutôt que de travailler directement dans le moteur de recherche de HAL, je vous conseille de le faire dans un éditeur de texte (Bloc-notes, Gedit, TextEdit…) cela permet d’éviter les mises en forme automatiques et vous pourrez ensuite enregistrer ces équations pour les mettre à jour plus tard.

Ecrivez le nom et prénom de chaque membre du laboratoire entre guillemets, séparez-les par OR, et mettez le tout entre de parenthèses. Ecrivez une seule longue équation comme dans l'exemple ci-dessous:

Equations de recherche rédigée dans Bloc Notes

Puis rendez-vous sur AuréHal dans l’onglet « Structure » et cherchez votre structure afin de trouver son identifiant. Lorsque les résultats s'affichent, l'identifiant est le nombre qui se trouve dans la première colonne. Notez-le et gardez-le sous le main.

Identifiant structure dans AuréHAL

Ensuite compléter le lien ci dessous en remplaçant EEEEE par votre équation et ID par l'identifiant de votre structure.

https://api.archives-ouvertes.fr/search/?fq=auth_t:EEEEE&fq=structId_i:(* NOT "ID")&wt=rss&rows=100
 

Ensuite copiez le lien dans un navigateur pour voir s'il fonctionne. S'il fonctionne vous pouvez l'ajouter dans un agrégateur de flux RSS ainsi vous serez notifié à chaque fois qu'un dépôt des auteurs de votre structure n'est pas affilié à votre structure.

Exemple de flux rss

Ensuite comme pour la méthode précédente vous n'avez qu'à faire une demande de propriété et ajouter votre affiliation une fois que la demande de propriété est acceptée.

Mis à jour le 21 juin 2018